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時間管理が下手なあなたへ!タイムマネジメントで人生を豊かにしよう!

タイムマネジメント

悩む人
いつも仕事に追われていて残業ばかりしている。やりたいことがあるんだけど時間が作れない。時間を上手に使いたいんだけどどうやったらいいかわからないんだよね。

そんな悩みにお答えします。

本記事の内容

・タイムマネジメントとは【メリットや手順を徹底解説】
・”タイムマネジメントを取り入れるべきか悩んでいる人へ”チェックリスト作りました

”いつも仕事に追われていて残業ばかりしている。”
”やりたいことがあるんだけど時間が作れずできていない。”

そんな人には、タイムマネジメントがおすすめです。タイムマネジメントはただのスケジュール管理ではありません。目標を達成してするためのメソッドで、しいては人生を豊かにしてくれます。

この記事を書いている僕もタイムマネジメントを取り入れて日々の積み上げができるようになり、人生が豊かになりました。

※この記事は3分ほどで読めます。読み終わったころには、タイムマネジメントの方法が理解できているはずです。

タイムマネジメントとは【メリットや方法を徹底解説】

タイムマネジメント1

タイムマネジメントとは

タイムマネジメントとは、”やるべき目標と達成するために時間の使い方を計画して実行する”ことを言います。

タイムマネジメントは単なるスケジュール管理ではありません。スケジュール管理は「いつ誰と会う」という予定を立て、管理することです。一方、タイムマネジメントでは、目標を設定して時間を管理して、目標を達成するためのプロセスが重要です。

タイムマネジメントの5つのメリット

➀残業時間が減り、仕事を効率よく完了できる。

残業時間が減り、仕事が効率よく行える点はタイムマネジメントの最大のメリットです。

残業したくないからと、就業ギリギリで猛スピードで仕事をこなすことは仕事の質をさげるし、ストレスの原因ともなります。事前に仕事を配分してゆとりをもってストレスなく仕事を行うべきです。

タイムマネジメントをおこなうことで、業務を効率化でき残業が発生するリスクを大幅に削減できます。

②ワークライフバランスが整う

ワークライフバランスが崩れる要因として、過度の残業や休日出勤などでプライベートの時間が削られることが原因ではないでしょうか。

「休日が少ない」「サービス残業が常習化」している企業なら転職すべきですが、自分の受け持っている仕事を時間内に終わらせることができずに、ワークライフバランスが崩れているならタイムマネジメントをおこなうことで、改善できます。

③成果があげやすくなる

タイムマネジメントには、仕事の優先順位付けがあります。優先順位をつけることで、成果を上げるために必要な仕事の順番がわかり、成果があげやすくなります。

④周りからの信頼や評価が上がる

時間に余裕があると、仕事の質が高まり成果があがります。成果があがれば、周りからの評価もあがり、信頼も勝ち取れます。

同じ仕事でも、期限内に仕事を終わらせてくれる人の方が、期限を守れない人より信用できますよね。

⑤スキルアップ・キャリアアップのチャンスが生まれる

時間にゆとりが持てるとその分インプットの時間も増え、スキルアップやキャリアアップのチャンスが生まれます。

タイムマネジメントの手順

ここでは具体的なタイムマネジメントの方法・手順をお伝えいたします。

タイムマネジメントの手順

手順

①業務の洗い出し(業務の見える化)
②優先順位付け(重要度の見える化)
③業務の整理(不要な業務は捨てる、任せる、効率化する)
④さらなる効率化

順番に解説します。

① 業務の洗い出し(業務の見える化)
まずは自分の業務を洗い出します。箇条書きでいいのでだいたい1週間分の業務を思いつく限り書きだしましょう。日々忙しく働いているとどんな仕事をしているのか見えにくくなります。洗い出しをして業務の見える化をしましょう。

ここでは、業務のフローも一緒に書き出しましょう。すると業務ごと関係者も見えてきます。この段階で複数の業務に同じ関係者がいることに気付けるでしょう。そんなケースは報連相を一括化することで時間の短縮を実感できるでしょう。

②優先順位付け(重要度の見える化)
次に行うのが優先順位付けです。
マトリクスを使って業務を重要度と緊急度の2軸を使い、4象限に分けていきます。


A 緊急ではなく重要でもない業務(やってるつもり業務)
Aに配置される業務はないことが一番ですが以外とあります。
例えば週次の会議です。特に何も方向性が決めることなくただ定例的にやっている会議などです。

B 緊急ではあるが重要ではない業務(思いつき業務)
Bに配置される業務としては「上司からの突然の依頼」が該当します。
多くの場合は重要性は低いことがほとんどです。
例えば、営業の人であれば上司からの営業の案件はどうなっているなどです。
突発的にやってきますので、その分その他の予定は後ろ倒しになってくることになります。

C 緊急であり重要な業務(本当の業務)
Cに配置される業務が今自分自身に求められている業務です。
成果につながる業務なので、この業務の多くの時間をさけるようにします。

D 緊急ではないが重要な業務(自己投資業務)
Dに配置される業務は、今後の自分自身のために行う業務です。
具体的には、1つ上の役職の業務などです。今すぐに必要というわけではないが、今から行うことにより、今後の自分自身のためになる業務という位置づけです。
ここに該当する業務がない場合は、今後の成長のために自ら業務を作っていきましょう。先輩や上司がどのような業務に取り組んでいるのか確認することをおすすめします。

③業務の整理(不要な業務は捨てる、任せる、効率化する)
②で優先順位付けができたら、業務の整理をしましょう。

業務の優先順位として最優先はC(本当の業務)で次がD(自己投資業務)です。この2つに多くの時間を割くようにしましょう。

その為にA(やっているつもり業務)やB(おもいつき業務)は極力減らしていきます。その為にまずやることは「捨てる」という選択です。捨てて問題なければ大丈夫ですが、捨てることができないなら、「任せる」という選択をしましょう。それでも残ってしまった業務については、効率化する。

④さらなる効率化
➀~③を行うことで、皆さんの業務時間はかなりマッチョになっているはずです。成果を上げるためにもう一工夫。

C(本当の業務)やD(自己投資業務)に多くの時間をさけていると思いますが、さらに効率化をすすめることで成果を倍増させましょう。

例えば、パソコンだったらブラインドタッチやショートカットキーの使用などで、さらなる効率化が図れます。

”タイムマネジメントを取り入れるべきか悩んでいる人へ”チェックリスト作りました。

10のチェックリスト

チェックリスト

・目先の仕事にいつも追われている
・ダラダラと残業を繰り返している
・ゴールを決めずに着手する
・いろいろと同時に手をつけて中途半場になる
・どのタスクから始めたらいいかわからない
・先延ばしにしてギリギリでバタバタしている
・急な仕事に振り回される
・頼まれた仕事が断れない
・忙しくていつもイライラしている
・ゆっくり食事がとれない

この10項目で2つ以上当てはまる人はタイムマネジメントをやってみるべきです。なぜなら、この項目に当てはまる人は時間の管理ができていません。目標を達成して人生を豊かにするためにタイムマネジメントをやってみましょう。

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