■人が足りなすぎて業務が回らない日がある
■シフト作成に何日もかかって他の業務に手が回らない
デイサービスの運営には、相談員だけでなく介護職、看護師、送迎ドライバーや調理職といったさまざまな役職が関わっています。
そして相談員の仕事には、事業を健全に運営するためのシフト作成も大事な仕事です。
相談員以外の役職は、ほとんどパートさんです。
パートさんには主婦だったり、ダブルワークをしている人が多いため、出勤できる日が限られています。
そのため、人が全然足りてない日や逆に多すぎる日がでて、それを調整するシフト作成は非常に難しいです。
シフト作成に悩んでいる相談員は多いと思います。
この記事では、シフト作成に四苦八苦している相談員向けに、スムーズにシフト作成ができる方法を教えます。
✓本記事の信頼性
もくじ
相談員がシフト作成に四苦八苦する理由
デイサービスでは、相談員だけでなく、介護職や看護師、送迎ドライバーや調理職、中には理学療法士といったリハビリ職も配置されている事業所もあり、さまざまな役職が関わっています。
相談員以外の役職は、ほとんどがパートさんや派遣で運営されているデイサービスがほとんどです。
今僕が働いている事業所も、僕以外はすべてパートさんです。
パートさんには、主婦やダブルワークをやっている人が多くいます。
そのため、主婦の人であれば、子供の世話や保育園、幼稚園の送り迎えなどで、出勤できる日や時間帯が限られてしまいます。
また、ダブルワークをやっている人であれば、もう一つの仕事の関係で出れる日が限られたり、長期出勤でできなくなることもあります。
パートさんそれぞれの細かい要望に応えながら、日々必要な人員を配置しなければいけないデイのシフト作成は、とても難しいんです。
さらに、子供の病気や急変またはコロナの影響で幼稚園や保育園が休園することで主婦パートさんが欠勤になると、せっかく作ったシフトも作り直しが必要になります。
そのためシフト作成に悩んでいる相談員はとても多いです。
僕の知り合いの相談員もシフト作成に2日かかっている人もいるくらいです。
相談員の仕事は、シフト作成だけでなく計画書の作成、実績報告、新規受け入れ準備、送迎表の作成、モニタリングの作成、担当者会議への参加、利用者さんや家族の相談役、書類整理などさまざまな業務があります。
シフト作成に時間がとられてしまうと、計画書やモニタリングが作成できず、他の業務が滞ってしまいます。
仕事が終わらないため、夜遅くまで残業していたり、残業代が発生せず、サービス残業をしている人もいるのが現状です。
僕も最初はシフト作成に苦労した
僕は、介護業界に入って最初はショートステイの介護職としてスタートして、4年目からはデイの相談員のポジションにつきました。
最初はデイのことは何も分からない状態だったので、いろいろと四苦八苦しました。
特に大変だったのが、シフト作成です。
当時の事業所は、僕以外はすべでパートさんで、主婦の人がほとんどだったため、出勤できる日が限られていました。
パートさんの要望通り作ると、人数が少なすぎる日や多すぎる日がでてきたり、人数が多すぎると事業が赤字になってしまうため、上司からの締め付けもあります。
なので、日々の人員を平らにならさないといけないんです。
まだ、パートさんとの信頼関係もできていなかったので、日程をずらしてもらうお願いをするのも気が引けて辛かったです。
自分が現場に入り、フォローしてなんとか運営したりもしてました。
当時は、シフト作成に5時間6時間くらいかかっていましたね。
そのため、計画書やモニタリングまで手が回らずに放置です。。
すると、ケアマネさんから催促のTELがきてあわてて作るなんてこともありました。
ほんとにシフト作成は大変です。
そんな時に上司から言われたんです。
「シフトはパートさんに任せればいいよ」
その言葉がキッカケで、シフト作成がむちゃくちゃ楽になっていったんです。
・今まで、5時間6時間かかっていたシフト作成が30分で終わる。
・突然の欠勤がでても、フォロー体制があるから何もしなくていい。
・シフト作成に時間がかからないから、他の業務にも手が回る。
・毎日定時で帰れる。
良いことだらけで当時の上司にはホント感謝です。
シフト作成を楽にするにはシフトをパートさんに作ってもらえばいい
それでは、シフト作成を楽にする方法を解説します。
シフト作成を楽にするには、「パートさんにシフト作成をお願いする」です。
これができれば、シフト作成に頭を悩まされることはなくなり、パートさんからもらったシフト表をパソコンで打ち込むだけで完了します。
具体的に言うと、介護職、送迎ドライバー、看護師や調理師の中に信頼できる人を一人見つけて、その人に名前だけの白紙の1ヶ月分のシフト表を渡します。
そして、1日に必要な人数を伝えて、シフト表を作ってもらうんです。
あとは、介護職同士、送迎ドライバー同士、看護師同士、調理師同士で相談してもらい、シフト表を作ってもらうだけです。
相談員は、各担当から戻ってきたシフト表をパソコンに打ち込むだけで完了です。
僕は、このやり方で5時間以上かかっていたシフト作成の時間が30分以下になりました。
シフト作成をお願いすることで、パートさん達に責任感が生まれ、突然の欠勤が出たときでも、パートさん同士で話し合って、代わりの人間が出勤してくれるようにもなります。
ここまでいくとマジで楽です。
僕のケースを紹介すると、朝出勤したら本来出勤するはずのAさんではなくBさんが出勤していました。
話を聴くと、Aさんの息子さんが今朝体調不良でAさんが欠勤になったので、代わりにきましたとのこと。
ここまで作れれば、シフトの悩みはほぼ皆無です。
シフト作成をお願いするために相談員がやらなきゃいけないこと
とはいえ、いきなりパートさんに「シフト作成をお願いします」と言っても絶対にやってくれません。
シフト作成をお願いするためには、相談員としてやるべきことが3つあります。
一つめは、「シフトが作れる人員を配置する」です。
そもそも人員が足りていなかったら、シフトを作ることなんてできません。
そんな状態で、パートさんにシフト作成をお願いしたら非難囂々、信頼関係は崩れます。
なので、シフトが組める人員を確保することが最初にしなければいけません。
二つめは、「パートリーダー的存在を決める」です。
シフト作成は、月ごとに作る人を変えない方がいいです。
相談員に協力的で他のパートさんからも信頼されているリーダー的な存在のパートさんにお願いするのがベストです。
周りから信頼を得ているパートさんなら、軋轢が生まれることなくシフト表を作ってくれます。
三つめは、「どうしてもシフトが組めない時はフォローする」です。
シフト表の作成をお願いしても、どうしても人欠になる日がいくつかでてきます。
そういったところは、相談員もフォローする旨をしっかりと伝えておくことです。
そうすることで、パートさんにも安心感を与えることができます。
以上の3つがパートさんにシフト作成をお願いする前に、相談員がすべきことになります。
何もよりも大事なのは、丁寧にパートさん達と付き合っておくことです。
パートさん達との信頼関係ができていれば、シフト作成だけでなく、他の業務もサポートしてくれます。
まとめ
今回は、シフト作成に四苦八苦している相談員向けにシフト作成を楽にする方法を解説しました。
繰り返しになりますが、シフト作成をパートさんにお願いすれば、シフト作成の時間が１/10以下になり、他の相談員業務に時間をつかうことができます。
そして、利用者さんとの関わる時間も増えて、定時に帰ることさえできるようになっていきます。
シフト作成に苦労しているならパートさんにお願いしてみましょう。
今回は以上になります。
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